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Administration and Finance, Officer, Clean Cooking Alliance

The Clean Cooking Alliance

The Clean Cooking Alliance (CCA) works with a global network of partners to build an inclusive industry that makes clean cooking accessible to the three billion people who live each day without it. Established in 2010, the Alliance is driving consumer demand, mobilizing investment to build a pipeline of scalable businesses, and fostering an enabling environment that allows the sector to thrive. Clean cooking transforms lives by improving health, protecting the climate and environment, empowering women, and helping consumers save time and money. In alignment with the Sustainable Development Goals, CCA is working to achieve universal access to clean cooking by 2030.

Position Overview

The Administration and Finance Officer is responsible for overseeing the day-to-day implementation of operational and financial processes governing the Haiti Cookstoves and Clean Energy Market project. He/she will establish and implement financial systems for field office and Project accounting, including procurement, payroll, transfers, compliance, and reporting to local authorities, the Clean Cooking Alliance/UN Foundation, and Global Affairs Canada. The Administration and Finance Officer supports the Country Director in Project planning and implementation and will administer and play a key role in successfully executing and maintaining effective and accountable processes and procedures. He/she will collaborate closely with the technical officers across the Project and with members of the Operations team at Alliance headquarters. Expertise includes project management, Project finance and budgeting, donor reporting requirements, compliance, administration, grants and contracts, procurement, and logistics.

Essential Functions

  • Provide oversight for all policies, procedures, activities and staff in finance, administration, security, travel, transportation, IT, communication, procurement, HR and the upkeep of office space and equipment;
  • Provide the Country Director with financial and operational guidance to support the efficient and compliant implementation of Project activities. Identify problems and issues for resolution in a timely manner;
  • Liaise with Clean Cooking Alliance staff in Washington D.C.  and UN Foundation staff;
  • Participate in the development and maintenance of Project budgets, providing updates, modifications, and analysis;
  • Ensure that all activities are implemented in accordance with Global Affairs Canada’s financial and contractual regulations and the Clean Cooking Alliance and UN Foundation policies and procedures.
  • Assist Project teams in managing partnerships and activities and develop related tools and systems to support implementation;
  • Provide training and technical assistance on financial and grants management as needed to Project staff, grantees, and other implementing partners;
  • Supervise Project support and administrative staff;
  • Participate fully and proactively in team meetings and other events and contribute to a positive and collaborative workplace;

General Operations:

Administration/Procurement

  • Provide operational oversight of office operations to ensure a safe, efficient, and functioning environment.
  • Supervise asset management, inventory processes, and procedures;
  • Oversee office procurement and maintenance of equipment in accordance with Global Affairs Canada’s regulations, contract requirements, and Clean Cooking Alliance and UN Foundation policies;
  • Review and approve purchase requests and purchase orders within the established limits per Clean Cooking Alliance and UN Foundation policies and procedures;
  • Ensure that all supporting documentation is in order before they are approved;

Human Resources

  • Ensure that timesheets for all local staff are completed and approved;
  • Maintain Local Hire Employee Manual, developed for Haiti office;
  • Ensure compliance with all Project legal requirements (employee taxes, local labor laws, etc.);
  • Provide overall support and direction to assure that the most qualified staff are hired, and that staff are supported and properly onboarded;
  • Ensure that the Clean Cooking Alliance/UN Foundation adheres to relevant labor requirements and policies;
  • Incorporate progressive HR concepts and ensure performance assessments are conducted for every staff member and consultant, and reports filed as required;
  • Other duties may be assigned;

Finance/Budget

  • Liaise with in-country accounting firm and support staff;
  • Create, implement, and monitor local internal controls in accordance with UN Foundation’s existing policies for accuracy, completeness, and timeliness of Project financial records and reports;
  • Provide expert financial and budgeting analysis (including pipeline analysis) to the Country Director, including a monthly report on actual and projected expenditures per budget line item;
  • Ensure that field expenses meet with Clean Cooking Alliance/UN Foundation policy and procedures, and Global Affairs Canada’s rules and regulations as they apply to Project operations; demonstrate the ability to use sound business judgment in assuring that all costs are reasonable and necessary for the completion of the Project goals;
  • Ensure that all project expenses incurred are paid for on a timely basis;
  • Submit monthly field accounts to HQ; and oversee the timely and accurate preparation and submission of monthly cash flow requirements, and reconciliation reports, in coordination with the Clean Cooking Alliance/UN Foundation;
  • Assist in preparing for annual UN Foundation financial audit and periodic donor audits. Maintain documents and accounting records per audit and record retention requirements;
  • Liaise with bank personnel and officers, track cash balances of each bank account, deposit returned funds and client payments, and track wire transfers to/from program accounts;

Selection Criteria

We seek applicants with an interest in and ability to proactively manage multiple requests and jump in where needed. We seek candidates who can cultivate effective working relationships with people, internally and externally, from a wide variety of types of organizations, cultural backgrounds, and areas of expertise.

Most of all, we are seeking the following qualities which are fundamental to success, including:

  • Advanced degree in a field of study relevant to the Project- finance, business administration, accounting;
  • Minimum 5 years of relevant professional experience in field pertinent to the project;
  • Demonstrated experience in managing and implanting donor funded programs of the complexity, size and scope to the Haiti Cookstoves and Clean Energy Market Project;
  • Demonstrated experience in program administration, financial oversight, financial reporting, award contractual compliance, and sub-award management;
  • Demonstrated experience and knowledge in managing finance and compliance aspects of large donor funded projects. Experience with Global Affairs Canada is preferred;
  • Expert knowledge and proficiency in the use of financial software applications, databases, spreadsheets; and/or word processing. Packages include Microsoft Outlook, Access, Excel, and Word;
  • Capacity to produce high-quality briefs and reports in both French and English;
  • Excellent communicator, able to synthesize and convey complex information clearly;
  • Strategic planner with ability to design and implement systems to achieve long-term vision;
  • Ability to identify areas of improvement in processes, policies, and procedures;
  • Commitment to facilitating a culture of learning across program teams;
  • Ability to demonstrate initiative while working within a team, and to develop and maintain effective working relationships with Alliance teams and UNF staff;
  • Ability to maintain effective working relationships across a wide range of functional expertise, organizations, and cultural backgrounds, in a demanding and fluid work environment.
  • This position is based in Port-au-Prince, Haiti.
  • This position will have case interviews as part of the interview process.
  • Haitian nationals urged to apply
  • Ability to work under pressure and handle stress.
  • Ability to meet regular attendance/tardiness policy.

 

L’Alliance pour la Cuisson Propre

L’Alliance pour la cuisson propre (CCA) travaille avec un réseau mondial de partenaires pour bâtir une industrie inclusive qui rend la cuisson propre accessible aux familles du monde entier. Fondée en 2010, la CCA appuie le développement, la vente, la distribution et l’utilisation continue de solutions de cuisson propres, qui transforment des vies en améliorant la santé, en protégeant le climat et l’environnement, et en aidant les familles à économiser temps et argent. En accord avec les objectifs de développement durable, la CCA s’efforce d’atteindre l’accès universel à la cuisson propre d’ici 2030.

Le poste

L’Agent Administratif et Financier est responsable de la supervision, de la mise en œuvre quotidienne des processus opérationnels et financiers régissant le projet de marché des réchauds et de l'énergie propre en Haïti. Il/Elle établira et implémentera les systèmes financiers pour la comptabilité du bureau du projet en Haiti, y compris les achats, les salaires, les transferts, la conformité aux autorités locales, à l'Alliance pour la Cuisson Propre/Fondation des Nations Unies et à Affaires Globales Canada. L’agent administratif et financier soutiendra le Directeur Pays dans la planification et la mise en œuvre du projet. Il/Elle administrera et jouera un rôle clé dans l'exécution et le maintien de processus et de procédures efficaces et responsables. Il/Elle collaborera étroitement avec les responsables techniques du projet et avec les membres de l'équipe des opérations au siège de la CCA. Ses compétences comprennent la gestion du projet, le financement et le budget du projet, les exigences des bailleurs en matière de rapports, la conformité, l'administration, les subventions et les contrats, les achats et la logistique

Fonctions essentielles

  • Assurer la supervision de toutes les politiques, procédures, activités et du personnel dans les domaines des finances, de l'administration, de la sécurité, des voyages, des transports, de l'informatique, de la communication, des achats, des ressources humaines et de l'entretien des locaux et du matériel de bureau ;
  • Fournir au Directeur Pays des conseils financiers et opérationnels pour soutenir la mise en œuvre efficace et conforme des activités du projet. Identifier les problèmes et les questions à résoudre en temps opportun ;
  • Assurer la liaison avec le personnel de l'Alliance pour la Cuisson Propre à Washington D.C. et le personnel de la Fondation des Nations unies ;
  • Participer à l'élaboration et au maintien des budgets du projet, en fournissant des mises à jour, des modifications et des analyses ;
  • Veiller à ce que toutes les activités soient mises en œuvre conformément aux règlements financiers et contractuels de Affaires Mondiales Canada et aux politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre et de la Fondation des Nations Unies.
  • Aider les équipes de projet à gérer les partenariats et les activités et à développer les outils et systèmes appropriés pour soutenir la mise en œuvre du projet ;
  • Fournir une formation et une assistance technique sur la gestion financière et les subventions, selon les besoins, au personnel du projet, aux bénéficiaires de subventions et aux autres partenaires de mise en œuvre ;
  • Superviser le personnel administratif et de soutien du projet ;
  • Participer pleinement et de manière proactive aux réunions d'équipe et autres événements, et contribuer à un environnement de travail positif et collaboratif ;

Responsabilités supplémentaires:

Administration/Approvisionnement

  • Assurer la surveillance des opérations du bureau afin de garantir un environnement sûr, efficace et fonctionnel ;
  • Superviser la gestion des capitaux, les processus d'inventaire et les procédures ;
  • Superviser l'achat et l'entretien des équipements des bureaux conformément aux règlements d'Affaires mondiales Canada, aux exigences contractuelles et aux politiques de la Clean Cooking Alliance et de la Fondation des Nations unies ;
  • Examiner et approuver les demandes d'achat et les bons de commande dans les limites établies par les politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre et de la Fondation des Nations unies ;
  • S'assurer que toutes les pièces justificatives sont en règle avant de les approuver ;

Ressources humaines

  • Veillez à ce que les feuilles de temps de tous les agents locaux soient remplies et approuvées ;
  • Tenir à jour le manuel des employés locaux, élaboré pour le bureau en Haïti ;
  • Veiller au respect de toutes les exigences légales du projet (impôts des employés, lois locales sur le travail, etc.) ;
  • Fournir un soutien et une direction générale pour s'assurer que le personnel le plus qualifié est embauché et que le personnel est soutenu et correctement embarqué ;
  • Veiller à ce que l'Alliance pour la Cuisson Propre et la Fondation des Nations Unies adhère aux exigences et aux politiques de travail appropriées ;
  • Intégrer des concepts de Ressources Humaines progressifs et s'assurer que des évaluations de performance sont effectuées pour chaque membre du personnel et consultant, et que les rapports sont classés selon les besoins ;
  • D'autres tâches peuvent être assignées ;

Finances/Budget

  • Assurer la liaison avec le cabinet de comptable du bureau et soutenir le personnel ;
  • Créer, implémenter et monitorer les contrôles internes locaux en accord avec les politiques existantes de la Fondation des Nations Unies pour l'exactitude, la complétude et la promptitude des enregistrements et des rapports financiers du projet ;
  • Fournir une analyse financière et budgétaire experte (y compris une analyse de la chaîne d'approvisionnement) au Directeur Pays, y compris un rapport mensuel sur les dépenses réelles et prévues par ligne budgétaire ;
  • Veiller à ce que les dépenses sur le terrain soient conformes aux politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre, la Fondation des Nations unies et aux règles et règlements d'Affaires Mondiales Canada qui s'appliquent aux opérations du projet ; démontrer la capacité à utiliser un jugement commercial rationnel en s'assurant que tous les coûts sont raisonnables et nécessaires à la réalisation des objectifs du projet ;
  •  S’assurer que toutes les dépenses effectuées dans le cadre du projet sont payées en temps voulu ;
  • Soumettre les comptes mensuels de terrain au bureau ; et superviser la préparation et la soumission en temps voulu et avec précision des besoins de trésorerie mensuels et des rapports de rapprochement, en coordination avec la Clean Cooking Alliance/Fondation des Nations unies ;
  • Aider à préparer l'audit annuel de la Fondation des Nations unies et les audits périodiques des donateurs. Tenir à jour les documents et les registres comptables par audit et les exigences de conservation des dossiers ;
  • Assurer la liaison avec le personnel et les agents bancaires, suivre les soldes de trésorerie de chaque compte bancaire, déposer les fonds retournés et les paiements des clients, et suivre les virements électroniques de/vers les comptes du programme ;

Critères de sélection

Nous recherchons des candidats qui s’intéressent à plusieurs demandes et qui sont en mesure de gérer de façon proactive plusieurs demandes et d’y participer au besoin. Nous recherchons des candidats qui peuvent cultiver des relations de travail efficaces, à l’interne et à l’externe, à partir d’une grande variété de types d’organisations, de milieux culturels et de domaines d’expertise.

Surtout, nous recherchons les qualités suivantes que nous considérons fondamentales pour le succès de ce poste :

  • Vous avez un diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent au projet - finances, administration des affaires, comptabilité ;
  • Vous dotez d’un minimum de 5 ans d’expérience de travail sur les domaines pertinents au projet
  • Vous dotez d'une expérience démontrée dans la gestion et la mise en œuvre de programmes complexes de la taille et de la portée du projet du Marché des Réchauds de Cuisson et d'énergie propre en Haïti ;
  • Vous avez de l'expérience démontrée dans l'administration de programmes, la supervision financière, les rapports financiers, la conformité contractuelle des attributions et la gestion des sous-attributions ;
  • Vous avez de l’expérience et des connaissances dans la gestion des aspects financiers et de conformité de grands projets financés par des donateurs. De l'expérience avec Affaires Mondiales Canada est préférable ;
  • Vous maîtrisez les logiciels Microsoft Word, Outlook et PowerPoint ; Vous dotez de compétences avancées dans l'utilisation d'applications logicielles financières, de bases de données, de tableurs et/ou de traitement de texte ;
  • Vous avez la capacité de rédiger des mémoires et des rapports de haute qualité en français et en anglais ;
  •  Vous êtes un excellent communicateur, capable de synthétiser et de transmettre clairement des informations complexes ;
  • Vous êtes un planificateur stratégique, capable de concevoir et de mettre en œuvre des systèmes pour réaliser une vision à long terme
  • Vous avez la capacité d'identifier les domaines d'amélioration des processus, des politiques et des procédures ;
  • Vous avez l'engagement à faciliter une culture de l'apprentissage au sein des équipes de programme ;
  • Vous avez la capacité de faire preuve d'initiative tout en travaillant au sein d'une équipe, à développer et maintenir des relations de travail efficaces avec les équipes de l'Alliance pour la Cuisson Propre et le personnel de la Fondation des Nations Unies ;
  • Vous avez la capacité d'entretenir des relations de travail efficaces dans un large éventail de compétences fonctionnelles, d'organisations et de contextes culturels, dans un environnement de travail exigeant et fluide;
  • Ce poste aura des études de cas dans le cadre du processus d'entrevue  

    The United Nations Foundation is proud to be an equal opportunity and affirmative-action employer. The United Nations Foundation provides equal employment opportunity to all employees and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws.

    This policy applies to all terms and conditions of employment, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, recall, transfer, leaves of absence, compensation and training.

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    To comply with government Equal Employment Opportunity and/or Affirmative Action reporting regulations, we are requesting (but NOT requiring) that you enter this personal data. This information will not be used in connection with any employment decisions, and will be used solely as permitted by state and federal law. Your voluntary cooperation would be appreciated. Learn more.
    Gender
    Race/Ethnicity

    Invitation for Job Applicants to Self-Identify as a U.S. Veteran
    • A “disabled veteran” is one of the following:
      • a veteran of the U.S. military, ground, naval or air service who is entitled to compensation (or who but for the receipt of military retired pay would be entitled to compensation) under laws administered by the Secretary of Veterans Affairs; or
      • a person who was discharged or released from active duty because of a service-connected disability.
    • A “recently separated veteran” means any veteran during the three-year period beginning on the date of such veteran's discharge or release from active duty in the U.S. military, ground, naval, or air service.
    • An “active duty wartime or campaign badge veteran” means a veteran who served on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service during a war, or in a campaign or expedition for which a campaign badge has been authorized under the laws administered by the Department of Defense.
    • An “Armed forces service medal veteran” means a veteran who, while serving on active duty in the U.S. military, ground, naval or air service, participated in a United States military operation for which an Armed Forces service medal was awarded pursuant to Executive Order 12985.
    Veteran status
    I IDENTIFY AS ONE OR MORE OF THE CLASSIFICATIONS OF PROTECTED VETERAN LISTED ABOVE
    I AM NOT A PROTECTED VETERAN
    I DON’T WISH TO ANSWER

    Voluntary Self-Identification of Disability
    Voluntary Self-Identification of Disability Form CC-305
    OMB Control Number 1250-0005
    Expires 5/31/2023
    Why are you being asked to complete this form?

    We are a federal contractor or subcontractor required by law to provide equal employment opportunity to qualified people with disabilities. We are also required to measure our progress toward having at least 7% of our workforce be individuals with disabilities. To do this, we must ask applicants and employees if they have a disability or have ever had a disability. Because a person may become disabled at any time, we ask all of our employees to update their information at least every five years.

    Identifying yourself as an individual with a disability is voluntary, and we hope that you will choose to do so. Your answer will be maintained confidentially and not be seen by selecting officials or anyone else involved in making personnel decisions. Completing the form will not negatively impact you in any way, regardless of whether you have self-identified in the past. For more information about this form or the equal employment obligations of federal contractors under Section 503 of the Rehabilitation Act, visit the U.S. Department of Labor’s Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) website at www.dol.gov/ofccp.

    How do you know if you have a disability?

    You are considered to have a disability if you have a physical or mental impairment or medical condition that substantially limits a major life activity, or if you have a history or record of such an impairment or medical condition. Disabilities include, but are not limited to:

    • Autism
    • Autoimmune disorder, for example, lupus, fibromyalgia, rheumatoid arthritis, or HIV/AIDS
    • Blind or low vision
    • Cancer
    • Cardiovascular or heart disease
    • Celiac disease
    • Cerebral palsy
    • Deaf or hard of hearing
    • Depression or anxiety
    • Diabetes
    • Epilepsy
    • Gastrointestinal disorders, for example, Crohn's Disease, or irritable bowel syndrome
    • Intellectual disability
    • Missing limbs or partially missing limbs
    • Nervous system condition for example, migraine headaches, Parkinson's disease, or Multiple sclerosis (MS)
    • Psychiatric condition, for example, bipolar disorder, schizophrenia, PTSD, or major depression
    Please check one of the boxes below:

    PUBLIC BURDEN STATEMENT: According to the Paperwork Reduction Act of 1995 no persons are required to respond to a collection of information unless such collection displays a valid OMB control number. This survey should take about 5 minutes to complete.

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